DGQ Interview mit Manuel Santos
Im Interview erläutert Manuel Cordas dos Santos, CEO des Beratungsunternehmens GUKSA, woran es beim Audit noch hapert und welche Rolle die Aspekte „Prozess“ und „Risiko“ hierbei spielen. Außerdem zeigt er den Zusammenhang mit und den Nutzen von einem Anforderungsmanagement auf. Es wird deutlich: Auch für das Audit bieten sich dadurch neue Möglichkeiten.
In vielen Unternehmen genießen Audits gerade im Management nicht immer den besten Ruf. Woran liegt das?
dos Santos: Ein wesentlicher Grund liegt in der Art und Weise, wie Auditergebnisse kommuniziert werden. Audits bedienen sich einer stark normgeprägten Fachterminologie, die häufig nicht der Denk- und Entscheidungssprache des Managements entspricht. Begriffe wie „Hauptabweichung“ oder „Nebenabweichung“ lassen für die Unternehmensleitung oft nur schwer unmittelbar erkennen, welche Bedeutung sie für wirtschaftlichen Erfolg, Risikolage oder strategische Zielerreichung haben.
Das Management denkt primär in Kategorien wie Wertschöpfung, Risiko und Nachhaltigkeit des Unternehmenserfolgs. Genau hier entsteht eine Verständigungslücke. Hinzu kommt, dass klassische Audits häufig isoliert auf einzelne Prozesse oder Organisationseinheiten fokussieren. Die Wechselwirkungen zwischen Prozessen, Risiken und strategischen Zielen – und damit der eigentliche Hebel für unternehmerische Entscheidungen – bleiben dabei oft unberücksichtigt.
Dabei sind es gerade diese Zusammenhänge, die für die Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie von zentraler Bedeutung sind und den echten Mehrwert eines Audits aus Managementsicht ausmachen könnten.
Wie sähe stattdessen die richtige Einstellung gegenüber Audits aus?
dos Santos: Die richtige Einstellung gegenüber Audits ist, sie als strategisches Führungsinstrument zu verstehen. Audits dienen nicht nur der formalen Erfüllung von Normen, sondern vor allem dazu, Risiken transparent zu machen und die Erreichung der Unternehmensziele aktiv zu unterstützen. Entscheidend ist, den Blick über Standards hinaus zu erweitern und die kundenspezifischen Anforderungen systematisch in der Organisation zu verankern.
Diese Anforderungen sind vertraglich fixiert und damit unmittelbar mit Rechtssicherheit und wirtschaftlicher Stabilität verbunden. Ein modernes Audit muss daher aufzeigen, welche Risiken aus der Nichterfüllung entstehen können – und wie Prozesse und Anforderungsmanagement gezielt dazu beitragen, diese Risiken zu steuern und nachhaltigen Unternehmenserfolg zu sichern.
Wie profitiert man von Audits?
dos Santos: Unternehmen profitieren von Audits vor allem dann, wenn sie konsequent risiko‑ und anforderungsorientiert gedacht werden. Durch die systematische Einbindung der Kundenanforderungen schaffen Audits Transparenz – sowohl für die Geschäftsführung als auch für die gesamte Organisation. Risiken werden nicht nur sichtbar, sondern gezielt steuerbar.
Auf dieser Basis entsteht ein bewusstes, vorausschauendes Handeln: Risiken werden zu Chancen weiterentwickelt, Prozesse robuster gestaltet und Erwartungen verlässlich erfüllt. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern stärkt nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Wie sieht für Sie ein gelungenes Audit aus?
dos Santos: Ein gelungenes Audit bemisst sich nicht daran, möglichst wenige Abweichungen zu dokumentieren. Diese Sichtweise kann trügerisch sein und eine vermeintliche Sicherheit erzeugen, weil relevante Wechselwirkungen und systemische Zusammenhänge unentdeckt bleiben.
Aus meiner Sicht liegt der Schlüssel darin, Audits nicht ausschließlich normorientiert zu verstehen, sondern ihren unternehmerischen Mehrwert in den Fokus zu rücken. Entscheidend ist, die Konsequenzen von Abweichungen ganzheitlich zu betrachten – im Zusammenspiel von Prozessen, Risiken und Kundenanforderungen.
Ein Audit ist dann erfolgreich, wenn es nicht nur Schwachstellen aufzeigt, sondern aus Abweichungen konkrete Chancen ableitet, Risiken gezielt reduziert und damit aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation und zur Absicherung des Geschäftserfolgs beiträgt.
Neben einer risikobasierten Sichtweise, ist für Sie auch die prozessorientierte Sichtweise wichtig. Was verstehen Sie darunter?
dos Santos: Eine prozessorientierte und risikobasierte Sichtweise bedeutet für mich, die Organisation als integriertes Gesamtsystem zu betrachten. Im Fokus stehen nicht einzelne Funktionen oder Abteilungen, sondern die End‑to‑End‑Prozesse mit ihren Wechselwirkungen, Abhängigkeiten und Risiken. Genau hier entstehen die entscheidenden Hebel für Qualität, Effizienz und Zielerreichung.
Konkret heißt das, normative Anforderungen – etwa aus der IATF 16949 – nicht isoliert zu interpretieren, sondern entlang der realen Unternehmensprozesse zu strukturieren. Die Gliederung in übergeordnete Prozessabschnitte schafft Transparenz und macht sichtbar, wo Risiken entstehen, wie sie sich auswirken und wo gezielt gesteuert werden kann. Genau darin liegt der Mehrwert moderner Audits.
Diese Sichtweise ermöglicht es, Optimierungspotenziale gezielt zu erkennen, Risiken frühzeitig zu steuern und Audits als wirksames Instrument zur Weiterentwicklung der Organisation zu nutzen – weit über die reine Normerfüllung hinaus.
Sind „Risiko“ und „Prozess“ hier zwei getrennte Bereiche oder wirken sie zusammen?
dos Santos: Risiko und Prozesssicht sind aus meiner Sicht keine getrennten Disziplinen, sondern zwei untrennbar miteinander verbundene Perspektiven. Risiken entstehen immer in Prozessen – und Prozesse entfalten ihre Wirkung erst im Zusammenspiel mit den damit verbundenen Risiken.
Eine integrierte Betrachtung bedeutet, die Organisation als vernetztes System zu verstehen: Prozesse, ihre Schnittstellen und Wechselwirkungen werden gemeinsam mit den daraus resultierenden Risiken bewertet. Nur so lassen sich Ursachen, Auswirkungen und Optimierungspotenziale ganzheitlich erkennen. Risiko- und Prozesssicht lassen sich also gut verbinden. Hilfreich ist dafür natürlich ein zentrales Anforderungsmanagement.
Was bedeutet Anforderungsmanagement? Was ist der Grundgedanke dahinter?
dos Santos: Anforderungsmanagement bedeutet, alle relevanten Anforderungen systematisch zu erfassen, zu bewerten und wirksam in die Organisation zu integrieren. Dazu zählen insbesondere Kundenanforderungen, aber auch Vorgaben aus Normen, gesetzlichen Regelungen und branchenspezifischen Standards. Der zentrale Gedanke ist, diese Anforderungen konsequent mit den Geschäftsprozessen zu verknüpfen, sodass ihre Bedeutung für einzelne Prozessschritte, Rollen und Verantwortlichkeiten transparent wird.
Dadurch entsteht automatisch ein ganzheitlicher Blick auf Risiken und Wechselwirkungen: Wo Anforderungen nicht klar umgesetzt sind, entstehen Risiken – für Qualität, Rechtssicherheit und letztlich für den Unternehmenserfolg. Genau hier zeigt sich der enge Zusammenhang zwischen Prozess‑ und Risikobetrachtung.
Der eigentliche Kern des Anforderungsmanagements liegt jedoch im Bewusstseinswandel. Es schärft bei Geschäftsführung und Mitarbeitenden das Verständnis dafür, wo Optimierungsbedarf im Managementsystem besteht, um vertraglich relevante kundenspezifische Anforderungen effizient und zuverlässig umzusetzen. Der Schlüssel liegt darin, die daraus abgeleiteten Chancen gezielt mit der Unternehmensstrategie zu verbinden – und so Anforderungsmanagement zu einem echten Werttreiber zu machen.
Wo kommt das Anforderungsmanagement zur Anwendung?
dos Santos: Anforderungsmanagement findet nicht punktuell, sondern täglich im Unternehmen statt – idealerweise als fester Bestandteil aller relevanten Geschäftsprozesse. Überall dort, wo Entscheidungen getroffen, Leistungen erbracht oder Schnittstellen bedient werden, spielen Anforderungen eine Rolle.
In der Praxis werden diese Anforderungen jedoch häufig nicht vollständig umgesetzt, weil sie nicht ausreichend transparent sind oder ihre Relevanz im operativen Alltag unterschätzt wird. Genau hier setzt Anforderungsmanagement an: Es sorgt dafür, dass Anforderungen sichtbar, verständlich und wirksam in die Prozesse integriert werden.
Dabei ist Anforderungsmanagement branchenunabhängig einsetzbar. Ob Industrie, Dienstleistung oder regulierte Bereiche – überall schafft es Klarheit, fördert ein gemeinsames Verständnis und stellt sicher, dass Organisationen ihre Verpflichtungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig gezielt Optimierungspotenziale nutzen.
Was sind die Vorteile von Anforderungsmanagement?
dos Santos: Anforderungsmanagement bietet Unternehmen einen klaren strategischen Mehrwert. Es schafft die notwendige Struktur, um kundenspezifische Anforderungen systematisch zu erfassen, zu bewerten und zuverlässig umzusetzen. Gleichzeitig sorgt es für Transparenz innerhalb der Organisation – ein entscheidender Faktor, um Akzeptanz sowohl bei der Unternehmensleitung als auch bei Mitarbeitenden über Bereichsgrenzen hinweg zu erhöhen.
Ein wirksames Anforderungsmanagement versetzt das Qualitäts‑ und Managementsystem in die Lage, schnell und zielgerichtet auf veränderte Kundenanforderungen zu reagieren. Gesetzliche Vorgaben, behördliche Anforderungen, Normen und vertragliche Verpflichtungen werden entlang der gesamten Prozesskette berücksichtigt und miteinander verknüpft.
Darüber hinaus verbessert Anforderungsmanagement die Anschlussfähigkeit entlang der Lieferkette, da Prozesse und Abläufe besser mit Kunden und Lieferanten harmonieren. Dies reduziert Rechts‑ und Haftungsrisiken, etwa aus unklaren oder unzureichend umgesetzten Vertragsanforderungen.
Nicht zuletzt macht Anforderungsmanagement Wechselwirkungen und Optimierungspotenziale innerhalb der Organisation sichtbar, identifiziert neue Chancen und leistet damit einen nachvollziehbaren Beitrag zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und zur nachhaltigen Sicherung des Unternehmenserfolgs.
Und wie passt das jetzt mit dem Konzept eines prozessorientierten und risikoorientierten Audits zusammen?
dos Santos: Ein prozessorientiertes und risikoorientiertes Audit ist die logische Konsequenz dieser Denkweise. Ohne diesen integrierten Ansatz ist ein modernes Audit kaum noch vorstellbar, da er die realen Wechselwirkungen und Risiken sichtbar macht, die jede Organisation prägen. Ein Unternehmen ohne Risiken existiert nicht – entscheidend ist, wie bewusst und systematisch mit ihnen umgegangen wird.
Genau hier setzt das Audit an: Es schafft Transparenz darüber, wo Risiken in Prozessen entstehen, welche Auswirkungen sie haben können und wo frühzeitig wirksame Maßnahmen erforderlich sind. Richtig verstanden wird das Audit damit vom reinen Prüfmechanismus zum aktiven Steuerungsinstrument, das Risiken beherrschbar macht und die Organisation nachhaltig stärkt.
Zum Abschluss ein Tipp von Ihnen: Wie schafft man wieder eine größere Glaubwürdigkeit und Akzeptanz für Audits?
dos Santos: Glaubwürdigkeit und Akzeptanz von Audits entstehen dort, wo sich das Audit in der Sprache der Entscheider widerspiegelt. Wenn Auditergebnisse so aufbereitet sind, dass sie für Management und Organisation unmittelbar verständlich und relevant sind, verändert sich die Wahrnehmung grundlegend. Instrumente wie eine Risiko‑/Chancen‑Map schaffen hier deutlich mehr Klarheit als rein normative Kategorien wie Haupt‑ oder Nebenabweichungen, da sie direkt an unternehmerische Fragestellungen anknüpfen.
Ebenso wichtig ist Transparenz: Die Darstellung des Erfüllungsgrades von Anforderungen entlang der Prozesse macht sichtbar, wo die Organisation steht – und wo gezielt Handlungsbedarf besteht.
Ein weiterer zentraler Faktor ist die Fehlerkultur. Erkenntnisse aus Audits sollten nicht als Anlass für Schuldzuweisungen dienen, sondern als konkrete Herausforderungen verstanden werden, die es gemeinsam zu lösen gilt. Genau darin liegt die Chance, Prozesse zu verbessern und die Kundenorientierung weiter zu stärken.
Und nicht zuletzt lohnt sich ein Perspektivwechsel: Betrachtet man Audits konsequent aus Sicht des Anforderungsmanagements, wird schnell deutlich, wie stark sich beide Ansätze gegenseitig ergänzen. Diese Verbindung schafft Struktur, Relevanz und strategischen Mehrwert – und ist damit ein entscheidender Hebel, um insbesondere beim Management Vertrauen, Akzeptanz und nachhaltige Glaubwürdigkeit für Audits zurückzugewinnen.